Indonesia menunjuk Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia sebagai Competent Authority yang nantinya bertugas menerbitkan Apostille dalam proses legalisasi dokumen di Indonesia.
Awal tahun ini Indonesia mengaksesi The Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (the HCCH 1961 Apostille Convention) melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 sebagai instrumen aksesi. The HCCH 1961 Apostille Convention merupakan salah satu konvensi yang diterbitkan oleh The Hague Conference on Private International Law (HCCH) yang berkedudukan di Den Haag.
Konvensi ini bertujuan untuk memfasilitasi penggunaan dokumen publik di luar negeri dengan menghapuskan persyaratan proses legalisasi tradisional yang seringkali berbelit-belit dan mahal, dan menggantikannya dengan proses legalisasi yang lebih sederhana melalui penerbitan satu sertifikat yang dikenal dengan nama Apostille oleh Competent Authority di tempat asal dokumen publik tersebut.
Dalam aksesinya terhadap the HCCH 1961 Apostille Convention, Indonesia membuat Pernyataan (Declaration) untuk mengecualikan dokumen yang dikeluarkan oleh kejaksaan sebagai lembaga penuntutan di Indonesia. Pengecualian tersebut diambil dari definisi dokumen-dokumen publik (Public Documents) yang persyaratan pengesahannya telah dihapuskan sebagaimana diatur dalam Pasal 1(a) the HCCH 1961 Apostille Convention.
Aksesi Indonesia terhadap the HCCH 1961 Apostille Convention ini membawa kabar baik bagi banyak pihak. Sebab, proses legalisasi dokumen publik yang berlaku Indonesia sampai saat ini masih memberlakukan prosedur tradisional yang kompleks, melibatkan berbagai lembaga, serta memakan waktu dan biaya.
Dengan aksesi terhadap the HCCH 1961 Apostille Convention, prosedur tradisional tersebut akan dibatasi hanya akan menempuh satu tahap dan melibatkan satu lembaga –Competent Authority- yang ditunjuk di Indonesia. Merujuk Pasal 6 the HCCH 1961 Apostille Convention, dalam aksesinya terhadap Konvensi ini, Indonesia menunjuk Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia sebagai Competent Authority yang nantinya bertugas menerbitkan Apostille dalam proses legalisasi dokumen di Indonesia.
Penyerahan dan Penyimpanan Instrumen Aksesi
Penerbitan Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 ini tidak berarti the HCCH 1961 Apostille Convention serta merta berlaku untuk Indonesia. Terdapat prosedur administratif yang perlu ditempuh untuk pada akhirnya Konvensi ini dapat berlaku untuk Indonesia. Merujuk Pasal 12 dari the HCCH 1961 Apostille Convention, instrumen aksesi ini harus diserahkan oleh Indonesia untuk disimpan (deposit) pada Kementerian Luar Negeri Belanda.
Setelah sempat tertunda, Indonesia akhirnya menyampaikan instrumen aksesinya terhadap the HCCH 1961 Apostille Convention pada Kementerian Luar Negeri Belanda pada tanggal 5 Oktober 2021 yang lalu. Acara penyerahan dan penyimpanan instrumen aksesi Indonesia terhadap the HCCH 1961 Apostille Convention ini menjadi sangat istimewa karena bertepatan dengan perayaan ulang tahun yang ke-60 dari Konvensi tersebut. Oleh karenanya, acara penyerahan tersebut menjadi bagian dalam the Fifth Meeting of the Special Commission on the practical operation of the Apostille Convention, dan disaksikan oleh seluruh negara peserta dari the HCCH 1961 Apostille Convention.
Pada acara penyerahan dan penyimpanan instrumen aksesi tersebut, Indonesia diwakili oleh Freddy M. Panggabean, Wakil Kepala Perwakilan KBRI di Belanda dan Cecillia A. Toumahu, Sekretaris Pertama – Urusan Politik KBRI di Belanda. Kementerian Luar Negeri Belanda diwakili oleh Jules van Eijndhoven, Kepala Divisi Perjanjian dan Rieks Boekholt, Legal Officer. Sedangkan pihak HCCH diwakili oleh Dr. Christophe Bernasconi, Sekretaris Jenderal HCCH; Brody Warren, Senior Legal Officer HCCH; dan Nicole Sims, Legal Officer HCCH.
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia (Menkumham) Yasonna H. Laoly memberikan sambutan dalam acara tersebut melalui video secara langsung dari Jakarta. Menteri Laoly menggarisbawahi pentingnya the HCCH 1961 Apostille Convention bagi Indonesia dan menegaskan komitmen Indonesia untuk terus terlibat dengan HCCH.
Dalam rangka perayaan ulang tahun the HCCH 1961 Apostille Convention yang ke-60 dan aksesi Indonesia terhadapnya, sebuah resepsi diadakan di malam hari tanggal 5 Oktober 2021 di kediaman Duta Besar Swiss untuk Kerajaan Belanda di Den Haag. Resepsi ini diselenggarakan atas undangan dari Heinz Walker-Nederkoorn, Duta Besar Swiss untuk Kerajaan Belanda; Mayerfas, Duta Besar LBBP Indonesia untuk Kerajaan Belanda; dan Dr. Christophe Bernasconi, Sekretaris Jenderal HCCH.
Saya turut menyaksikan acara bersejarah tersebut. Resepsi di atas dihadiri oleh perwakilan negara-negara peserta the HCCH 1961 Apostille Convention, antara lain Filipina, Singapura, Yunani, Luksemburg, Jerman, Belanda. Selain Duta Besar Mayerfas, pihak Indonesia sendiri diwakili oleh Cecillia A. Toumahu.
Acara resepsi tersebut dibuka dengan kata sambutan singkat dari Duta Besar Heinz Walker-Nederkoorn sebagai tuan rumah. Selanjutnya, dalam sambutannya, Duta Besar Mayerfas menggemakan kembali pernyataan Menkumham Yasonna Laoly mengenai pentingnya the HCCH 1961 Apostille Convention bagi Indonesia, terutama sebagai sebuah strategi dalam usaha mencapai target Visi Indonesia 2045. Duta Besar Mayerfas juga menekankan bahwa aksesi Indonesia terhadap the HCCH 1961 Apostille Convention adalah langkah penting pertama yang telah diambil Indonesia dengan menjalin hubungan formal dengan HCCH.
Sementara itu, Dr. Christophe Bernasconi yang selama kurang lebih 8 tahun terakhir mendampingi persiapan Indonesia untuk menjadi negara peserta dari the HCCH 1961 Apostille Convention mengekspresikan kegembiraannya atas aksesi Indonesia dalam sambutannya pada acara resepsi tersebut. Ia juga menyuarakan harapannya untuk Indonesia dan HCCH tetap dapat terus menjalin hubungan kerja sama dengan aksesi berbagai konvensi HCCH lainnya yang penting untuk Indonesia.
Keberlakuan the HCCH 1961 Apostille Convention untuk Indonesia
Merujuk Pasal 12 dan 15 the HCCH 1961 Apostille Convention, setelah proses penyerahan dan penyimpanan (deposit) instrumen aksesi oleh Indonesia, akan ada periode selama enam bulan bagi negara-negara lain yang telah lebih dahulu menjadi peserta dari Konvensi ini untuk mengajukan keberatan atas aksesi Indonesia.
Apabila tidak ada keberatan, the HCCH 1961 Apostille Convention akan mulai berlaku untuk Indonesia pada hari keenam puluh setelah berakhirnya jangka waktu enam bulan tersebut. Dengan harapan besar aksesi Indonesia tidak akan menemui keberatan dari negara lain peserta Konvensi, the HCCH 1961 Apostille Convention akan mulai berlaku di Indonesia pada 4 Juni 2022.
Analisis lebih mendalam mengenai proses tradisional legalisasi dokumen publik di Indonesia saat ini dan urgensi untuk mengaksesi the HCCH 1961 Apostille Convention, dapat diunduh pada tautan ini. Artikel mengenai berita aksesi Indonesia terhadap the HCCH 1961 Apostille Convention pada awal tahun ini, dapat diakses melalui tautan ini.
*)Priskila P. Penasthika adalah Mahasiswi program doktor pada Erasmus Graduate School of Law di Erasmus University Rotterdam, Belanda. Dosen Hukum Perdata Internasional pada Fakultas Hukum Universitas Indonesia.
